メールの書き方を社会人になって習ったことがある人はどれだけいるかわかりません。少なくとも私たち世代は、入社した際に1人1台パソコンがあった時代ではありませんので、メールを書く文化が一般大衆化したのは2000年になって以降だと記憶しています。そのあたりに属していた会社にてメールの書き方を教えられたことは私はありませんでしたので、書きながら覚えていったものです。
そんなメールの書き方、「下手だなぁ」と思う人が2025年の現代には結構います。
私は物書きの端くれなので、書くことには気を付けているつもりですが、一般の人のメールは会ったこともない人だと表現一つで「怒ってるのかな」「高圧的だな」「理解していないな」と思える書き方をする人がいます。
また案件が動いているときに、URLだけを貼り付けてきただけのメールだったり、資料を添付してきただけだったり、というのもひどいメールのひとつ。「おたくの商品・サービスをうちが知ってるわけないだろう」という部分が前提として欠落しているので、結局その後の確認のやりとりが何回も続いてしまい、とても非効率となります。
メールを書く際には、返信が戻ってこないくらいに丁寧に書いて送るべきです。丸投げしてくるのは仕事を放棄しているのに他なりません。会社としてメールの書き方を教えていないのであれば、それは、社員教育ができてないということになります。いうなれば経営者の怠慢と言わざるを得ない。担当者のメールは仕事の窓口。その窓口が崩壊していたら、案件は継続しません。
相手に考えさせるようなメールを書いているか自分ではわからない人は、
「確認ですが」
「認識がずれているといけませんので」
「具体的にはどういうことですか？」
「よくわからないのでもう少し詳しく教えてください」
といったことを返信されていることが多いなら完全にアウトです。メールの書き方を一度再考されてみることをおすすめします。
I’m not sure how many people have actually been taught how to write proper emails since entering the workforce. At least in my generation, we didn’t have a computer for every employee when we joined a company, so the widespread use of email didn’t really begin until sometime after 2000. In the companies I worked for during that time, no one ever taught me how to write emails—I simply learned through trial and error.
Even today in 2025, I still come across a surprising number of people who write poorly crafted emails.
As someone who works with words for a living, I try to be mindful of how I communicate. But with emails, especially from people I’ve never met, a single poorly chosen expression can come across as angry, condescending, or clueless.
When a project is in progress, receiving emails with just a URL pasted in, or a file attached with no explanation, is especially problematic. It’s as if they assume we already know everything about their products or services—which is rarely the case. This lack of context only leads to a string of follow-up emails, making the entire process inefficient and frustrating.
When writing emails, the goal should be to make your message so clear and complete that the recipient doesn’t need to reply with questions. Passing the burden of clarification onto others is essentially abandoning your responsibilities. If a company isn’t teaching its employees how to write proper emails, that’s a failure in employee training—and ultimately a sign of poor leadership. After all, emails from staff are the face of the company. If that communication channel breaks down, the business relationship will too.
If you often receive replies such as:
-
“Just to confirm…”
-
“I want to make sure we’re on the same page.”
-
“Could you clarify what you mean?”
-
“I’m not quite sure I understand. Could you explain in more detail?”
…then it’s time to rethink how you write your emails. You’re likely making the reader do the heavy lifting. I strongly recommend reviewing your email writing habits.
株式会社ASAP
及川知也
