「用字」と「用語」はどちらも文書作成における表記ルールですが、対象とするものや目的が異なります。それぞれの違いを、具体例を交えて詳しく説明します。
まず「用字」とは、文章の中で使用する文字、つまり漢字・ひらがな・カタカナの使い分けや、送り仮名の付け方など、表記の統一に関わるルールです。たとえば、「こと」を「事」と書くのか、ひらがなで「こと」と表記するのか、あるいは「できる」を「出来る」と漢字にするのか、ひらがなで「できる」と書くのか。こうした細かな表記の違いが「用字」にあたります。
具体的には
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「とおす」 → 「通す」と書くのか「とおす」とひらがなにするか
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「ひとつ」 → 「一つ」「１つ」「ひとつ」など、数字や文字種の選び方
組織や業界によっては、「できる」や「こと」は常にひらがなで書くといったガイドラインが定められていることもあります。こうしたルールを定めることで、文書全体の読みやすさや統一感を保つことができます。
一方「用語」は、文章中で使う専門的または業務的な言葉そのものの選び方や定義の統一を指します。たとえば、同じような意味であっても、「障害」「不具合」「バグ」という言葉は、使う場面やニュアンスが異なります。また、「発注書」と「注文書」、「仕様書」と「設計書」なども、厳密には異なる意味を持つことが多く、社内外での誤解を防ぐためにどの言葉を使うかを明確に決めておく必要があります。
具体的には
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「ログイン」か「サインイン」か
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「エラー」か「不具合」か
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「システム担当者」か「管理者」か
こうした用語は、関係者間での共通理解を前提とするため、文書ごとにばらつきがあると誤解を生む恐れがあります。そのため、業務マニュアルや技術文書では、用語集を設けて標準化しておくのが一般的です。
まとめると、「用字」は文字の使い方に関するルール、「用語」は言葉の選び方に関するルールであり、どちらも組織内外の文書の品質と一貫性を保つうえで非常に重要なものです。
“Yōji” (character usage) and “yōgo” (terminology) are both rules related to written expression, but they differ in what they cover and what they aim to achieve. Below is a detailed explanation of their differences, along with concrete examples.
First, “yōji” refers to the rules governing which characters are used in writing, such as the choice between kanji, hiragana, and katakana, as well as how to use okurigana (kana suffixes). For example, whether to write “koto” as the kanji “事” or in hiragana as “こと,” or whether to write “dekiru” as “出来る” in kanji or simply “できる” in hiragana. These kinds of subtle differences fall under the domain of yōji.
Specifically:
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Should “toosu” be written as “通す” in kanji or “とおす” in hiragana?
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Should “hitotsu” be written as “一つ,” “１つ,” or “ひとつ”? — This involves the choice of characters and numerals.
Depending on the organization or industry, guidelines may dictate writing words like “dekiru” and “koto” consistently in hiragana. By setting such standards, documents become more readable and maintain a consistent appearance.
On the other hand, “yōgo” refers to the selection and definition of technical or business-specific terms used within documents. Even words with similar meanings—such as “障害” (障害), “不具合” (bug), and “バグ” (bug)—may carry different nuances or usage contexts. Similarly, terms like “発注書” and “注文書” or “仕様書” and “設計書” may differ in precise meaning and should be clearly distinguished to avoid misunderstandings in internal and external communications.
Examples include:
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Choosing between “login” or “sign-in”
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Choosing between “error” or “malfunction”
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Choosing between “system administrator” or “manager”
Since consistent understanding among stakeholders is essential, inconsistency in terminology can lead to confusion. This is why many organizations maintain standardized glossaries for manuals and technical documentation.
In summary, “yōji” governs how words are written (character use), while “yōgo” governs which words are used (term selection). Both are crucial for maintaining the quality and consistency of documents within and outside the organization.
株式会社ASAP
及川知也
