メールを書くのが下手、とは直接言わないものの、メールが下手だと感じることは多々あります。もちろんそれは文章を書くのを生業にしているから感じることであり、他の人には普通に見えるものかもしれません。それでも下手は下手なのです。
メールが下手だと感じるのは
・一往復で済まない人
・5W1Hが出来ていない人
・前置きが長い人
・上から目線の人
・知識不足な人
などがあります。
まず一往復で済まない人は、時間泥棒です。1回で済むことを何度も繰り返すということは、情報伝達能力が低いということを表します。情報伝達能力が低いということは理解度が低いということです。それを回避するためには、その人にあったレベルに文章レベルを下げるしかありません。大人に書くレベルを小学生レベルにまで下げる必要があり、言葉選びや図解が重要となります。
5W1Hができない人は、ビジネスマンとしてはいかがなものか？と思います。ビジネススクール等では5W1Hを教えますが、基本中の基本。これくらは本や学びで理解いただきたいものです。5W1Hが出来ていない人への応対は「箇条書きにする」のがいいでしょう。さすがに箇条書きにすれば何が言われているかわからないということは避けられます。
前置きが長い人とは、「結論は何？」の人です。ビジネススクールなどでは「結論を先に」を徹底されます。結論を後にするのは、仕事ができない人の典型です。ですから「結論は何ですか？」と聞き続けることで、「この人は結論が先に欲しいのね」と思わせることができるはずです。
上から目線の人ですが、結構ビジネス界隈では年齢問わず上から目線の人間は多いです。虚勢なのか、そういう性格なのか、文章が下手なだけかはわかりませんが、メールを読んでいてカチン！とくるとそれは大抵が上から目線だったりします。これの対処法を考えてみたのですが、ありません。本人の資質の問題なので、「こういう人間なんだ」とあきらめるのが手っ取り早いです。
最後に知識不足な人ですが、これは「自社の商品ぐらいしっかり把握しておいてくれよ」の世界です。自分の商品を知らない人が多すぎて「確認します」を連発している人が担当だと、時間を無駄にしていると感じます。これは社内教育をしていない経営側の課題であり、仲の良い経営者であれば「こういうのやったほうがいいよ」と言えますが、それほどの関係性がない場合には、「わかる人と直接やり取りさせてください」が早いです。その人を飛ばしてしまうことで、関係性が悪くなっても経営者の方の関係が崩れなければ、理解してくれるはず。
メールは会社の広告の一つだと思います。メールを一つずつ確認するわけにはいかない以上、入社試験でメールライティングテストをしてみるのも面白いのではないか？と思うのですが、いかがでしょうか。
While I wouldn’t go so far as to say someone is “bad at writing emails” outright, I often find myself thinking exactly that. Of course, this might be something I notice more because writing is part of my profession—others may not see it the same way. Still, poor email writing is poor email writing.
There are a few types of email writers that make me feel this way:
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People who can’t wrap things up in one exchange
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People who can’t use the 5W1H framework
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People who take too long to get to the point
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People who come across as condescending
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People who lack sufficient knowledge
Let’s start with those who can’t wrap up a matter in a single exchange—they’re time thieves. If something that could have been settled in one email ends up dragging on, it’s usually a sign of poor communication skills. And poor communication often reflects poor comprehension. The only way to deal with this is to lower the level of language to match theirs—sometimes even to the level of writing to a child. Careful word choice and use of diagrams can help.
Next, people who don’t understand the basics of 5W1H (Who, What, When, Where, Why, and How) raise a red flag in the business world. Business schools drill this into students as fundamental. This is something that really should be picked up through reading or learning. When dealing with people like this, the best approach is to respond using bullet points. At the very least, this will make it harder for them to miss your key points.
People who write overly long introductions are the classic “so, what’s your point?” types. In business communication, the principle of “start with the conclusion” is essential. Putting the conclusion last is a hallmark of someone who struggles in a professional setting. The best approach here is to keep asking, “What’s your conclusion?”—eventually they’ll realize that’s what you expect.
As for those who come across as condescending—unfortunately, they’re everywhere, regardless of age or rank. Whether it’s false bravado, personality, or just poor writing, the moment an email makes you feel irritated, it’s usually due to that tone. How to deal with them? Honestly, there’s not much you can do. It comes down to who they are. The quickest fix is simply to accept, “This is the kind of person they are.”
Lastly, there are those who clearly lack product knowledge. It’s frustrating to deal with someone who has to say “I’ll check on that” every time you ask a question. If someone doesn’t even know the product they’re responsible for, it’s a waste of time. This is an issue of internal training, and if you’re close to the business owner, you might be able to suggest improvements. If not, just say, “Please connect me directly with someone who knows the details.” Even if this risks damaging your relationship with the rep, a good business owner will understand.
I believe email represents your company—it’s a kind of advertisement. Since you can’t review every message before it goes out, maybe it’s worth introducing an email-writing test as part of the hiring process. What do you think?
株式会社ASAP
及川知也
