メールのやり取りをする中で、どこでどちらがメールを書くのをストップすればいいかは悩みどころではないでしょうか？
一般的なビジネスマナーとして「最後に連絡を必要としない相手」が書き止めるのが自然です。たとえば、問い合わせや依頼に対して相手が回答をくれて、その内容に特に確認や返答が必要ない場合、こちらが「ありがとうございました」と一言お礼を伝えればそれで完結します。その後は、こちらから再度送る必要はありませんし、相手もそれ以上は送ってこないのが普通です。
一方で、何かの調整が続いている途中、たとえばスケジュールのすり合わせや確認などが終わっていない状態では、基本的には「最後に行動すべき側」がメールを止めるべきではありません。相手に確認をお願いしておいて、何も言わずにこちらが黙ってしまうと「結局どうなったんだろう」と相手を不安にさせてしまうからです。
要するに、メールの主導権を持っている側や、次に動くべき責任がある側は、基本的には相手からの「了解」や「完了」の合図があるまではやり取りを続ける姿勢が望ましいということです。そして、メールのやりとりが円滑に終わったと双方が認識できる状態になったとき、最後の「ありがとうございました」で締めるのが理想です。それが双方の安心感にもつながります。
と書きましたが、サイト保守などをしていると修正した内容に連絡をもらえないことは多いです。「いいのか悪いのか教えてくれよ」と思うことは数回レベルではありません。その場合には「そういう人間なんだな」と割り切るのが手っ取り早いです。やはり基本的な受け答えがしっかりできている人は、電話またはメールをきちんとくれます。
くれない人の特徴としては「仕事が忙しくて」というのを理由にしていることが多い気がします。忙しいならいいです。とはいえ、昔の上司に「どんなに忙しくてもメシも食うし、寝るだろう。やることはやれよ」と言われたことを今も思い出しますが、やることをやらない人はどんなにいってもやらないので期待しないことです。自分の人生に得にならない人と付き合うのは時間の無駄と割り切るのがストレスをためないコツです。もちろん、そういった人に対してのこちら側のアクションも最上級のものにはできませんが(笑)。
Knowing when to stop emailing during a back-and-forth exchange can be surprisingly tricky.
As a general rule of business etiquette, the person who no longer requires a response is the one who should stop writing. For example, if you send an inquiry or request and receive a complete response that requires no further action, it’s natural to reply with a simple “Thank you,” and end the exchange there. There’s no need for either party to continue beyond that point.
On the other hand, when the communication involves ongoing coordination—say, scheduling adjustments or pending confirmations—it’s usually inappropriate for the person responsible for the next action to go silent. If you’ve asked someone to review something and then don’t follow up, they’re likely to be left wondering, “So… what’s happening?” That creates unnecessary confusion.
In short, the one who holds the initiative or responsibility should keep the conversation going until they receive a clear sign—such as approval or closure—from the other side. Once both parties understand that the matter is resolved, the final “Thank you” serves as a natural and courteous way to end the thread. That little gesture goes a long way in ensuring mutual peace of mind.
That said, in website maintenance work, for example, it’s not uncommon to never hear back after implementing changes. I’ve lost count of the number of times I’ve thought, “Can someone at least tell me if it’s good or not?” In those moments, the fastest way to stay sane is simply to accept, “Ah, that’s just how this person is.” People who handle communication properly—whether by phone or email—tend to stand out.
The ones who don’t? More often than not, they fall back on the excuse, “I’ve just been so busy.” And honestly, that’s fine. But I always recall something a former boss told me: “No matter how busy you are, you still find time to eat and sleep. So do what needs to be done.” The truth is, people who don’t follow through usually won’t, no matter what you say. Don’t expect anything from them. The sooner you accept that dealing with people who bring no value to your life is a waste of time, the less stress you’ll carry. Of course, that also means you’re under no obligation to offer those people your best efforts either.
株式会社ASAP
及川知也
